كيفيه عمل جدول مهام فعال || نصائح عملية لثقافة إدارة الوقت

محمد وطارق موظفان في نفس الشركة وكّلت إليهما مجموعة معينة من نفس المهام لإنجازها خلال الشهر الحالي ،
محمد وطارق لديهما نفس القدرات تقريبا ولكن طارق يتميز بأنه أكثر نظامًا وترتيبًا من محمد ، فمحمد عشوائي ولا يجيد إدارة الوقت .

المهم نعرض الآن تصرف كل واحد منهما مع تلك المهام المحددة :-
أولاً محمد :- فعل محمد مثلما يفعل معظمنا حيث نظر إلي كمية المهام والوقت المتاح لها فأدرك أن الوقت ما زال باكراً علي إنهاءها ، لذلك أصبح يسوف ويأجل إلي أن إنتهي نصف الشهر هنا أحس بالخطر فحاول أن يبدأ في إنهاء تلك المهام ،

فبدأ بحماس كبير ، وقليل من الخوف حتي لا نكذب ، وبعد ثلاثة أيام وجد أنه قد أنهي ثلث المهام بنجاح ، فأصابه الإحساس الذي يصيب معظمنا ، أنني خارق وأنني علي هذا المعدل أستطيع إنهاء المهام المحددة في أقل من ١٠ أيام ، لذا أصابه الكسل وأصبح بالكاد ينهي مهمة في يومان ، ولم يفق إلا قبل موعد التسليم بيومان وإتضح أنه لم ينهي إلا نصف المهام فقط ، فحاول أن يتدارك ذلك ولكن للأسف لم يسعفه الوقت ، وهنا أدرك خطأه ووعد نفسه أنه من الشهر القادم سينجز مهامه بانتظام ولكن مثل حال معظمنا يأتي الشهر الجديد ويتبخر كلامه الذي قيل .
ثانياً طارق :- نظر طارق إلي كمية المهام والوقت المتاح لها فأدرك أنه لو أنهي مهمة كل يوم لن يحتاج إلا نص شهر فقط فهو يؤمن أنه لا أحد يستطيع نقل صخرة ضخمة ولكن إذا قسمت إلي حجارة صغيرة فسيصبح الأمر سهلاً .

إستثمر طارق من وقته ثلاث ساعات في تجهيز جدول مهام منظم وفعال راعي فيه الآتي :-
١- تقسيم المهام بالتساوي علي الوقت المتاح .
٢- تحديد وقت إضافي للمهمات الصعبة أو التي تتطلب تركيز .
٣- محاولة تخصيص وقت بدل ضائع ، تحسبا لأي طارئ أو ظروف خارجية .
٤- لم يتبع نظام أي أحد ولكنه إبتكر جدول بإسلوبه .
وبعد ان إنتهي من الجدول شرع في تنفيذه على الفور دون أي تسويف ، مر أول أسبوع أنجز فيها نصف المهام بنجاح دون أي مجهود زائد حيث كان يستيقظ من النوم وهو يدري ماذا يجب أن يفعل ، فقد كانت المهمة لا تستغرق منه سوي ساعتين أو أربع ساعات على الأكثر وكان إذا شعر أن المهمة مرهقة كان يقسمها علي اليوم كامل بحيث ساعة بالصباح وساعة بالظهيرة وساعتان بالليل وهكذا ، ولكن مثل حالنا فقد أصابه بعض الكسل في آخر ثلاث مهام ولكن الفرق بينه وبين محمد أن محمد كان الباقي علي موعد التسليم يومان ولكن طارق باقي علي موعد تسليمه نصف شهر ، وهنا قرر طارق أخذ يومين راحة حتي يستعيد نشاطه ويبدأ من جديد ، وعند انتهاء اليومان بدأ طارق بحماس شديد لدرجة أنه أنهي باقي المهام في يوم واحد (مع العلم أنه عمل لعشرة ساعات) ، وهكذا أنهي مهامه قبل الموعد بإسبوعان على الأقل .
العبرة من تلك القصة أن المهام مهما بلغت من سهولة لابد لها من تنظيم لأن الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك ،
وأن الثلاث أو الأربع ساعات التي ستقضيها في عمل جدولك الخاص ، سيوفر عليك الكثير من الوقت يتعدي أضعاف أضعاف أضعاف أضعاف ذلك الوقت ، لذا أرجو أن تكون رسالتي وصلت وأنا علي إستعداد لأي إنتقاد أو رأي في الكومنتات وأستودعكم الله ⁦⁦⁦🖐🏽⁩